Proceso de digitalización

Miles de empresas están impulsando su propia transformación digital para adaptarse a los cambios en el comportamiento de sus clientes, la competencia, el sector y los empleados, derivados de los avances constantes en las tecnologías digitales. De esta forma, nos encontramos ante un cambio a gran escala en la organización de la empresa, sus procesos, operaciones, productos y servicios. 

Este proceso lleva implícita la digitalización, lo que supone el paso de los datos a la forma digital. España es uno de los países que más ha progresado en los dos últimos años en el paso hacia la digitalización, según el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI). Sin embargo…

¿Cómo puedo llevar a cabo la digitalización de mis documentos sin poner en riesgo los datos registrados en ellos? Ven con nosotros, lo descubriremos juntos en este post.

Digitalización y protección de datos, ¿es posible?

Desde la última actualización del Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD) en 2018, el vínculo entre la digitalización de los documentos y la protección de datos se ha hecho mucho más fuerte. La rápida evolución tecnológica y la globalización han planteado nuevos retos para la protección de los datos personales. Algunas aclaraciones presentes en el Reglamento sobre esta cuestión son:

La tecnología permite que tanto las empresas privadas como las autoridades públicas utilicen datos personales en una escala sin precedentes a la hora de realizar sus actividades. Las personas físicas difunden un volumen cada vez mayor de información personal a escala mundial. 

La tecnología ha transformado tanto la economía como la vida social, y ha de facilitar aún más la libre circulación de datos personales dentro de la Unión y la transferencia a terceros países y organizaciones internacionales, garantizando al mismo tiempo un elevado nivel de protección de los datos personales.

Estos avances requieren un marco más sólido y coherente para la protección de datos en la Unión Europea, respaldado por una ejecución estricta, dada la importancia de generar la confianza que permita a la economía digital desarrollarse en todo el mercado interior

Las tecnologías también han llegado en forma de sistemas de protección de datos basados en el cifrado y la tecnología IRM (Information Rights Management) como una parte integrante de los DRM (Digital Rights Management) que hacen posible una digitalización segura. Estos componentes constituyen una solución idónea para integrar la protección de documentos sensibles con la gestión de los permisos para acceder a los mismos. 

Por un lado, los archivos mantendrán su cifrado durante todos los procesos que se realicen (almacenamiento en la nube, envíos…) y, por otro, es el usuario quien tiene todo el control sobre la gestión de la información. ¿El resultado?

¡La información estará 100% segura!  

Ciberseguridad y protección de archivos con cifrado

El cifrado y la anonimización de los datos son dos alternativas presentes en el RGPD para garantizar la protección de los documentos. El responsable del tratamiento ha adoptado medidas técnicas y organizativas apropiadas para la protección de datos, como el cifrado, con el fin de mantener la seguridad y evitar la infracción de lo dispuesto en el Reglamento. De esta forma, podemos afirmar que el cifrado es la medida más capacitada para garantizar un nivel de seguridad adecuado en los archivos de cualquier empresa.

La protección de archivos con cifrado (en cualquier tipo de formato, incluso audio y vídeo) aumenta la ciberseguridad de la compañía. Además, esta es una alternativa perfecta teniendo en cuenta la cantidad de empresas que están llevando a la práctica el teletrabajo ante la situación excepcional que vive España y el resto del mundo. En este contexto, es aún más importante disponer de sistemas de protección de archivos para facilitar la comunicación y el trabajo colaborativo entre los empleados. 

Tus documentos viajarán encriptados. Allá donde estén, su protección viajará con ella y nadie tendrá acceso no autorizado, tanto en tránsito como en destino.

10 comportamientos que ponen en riesgo la ciberseguridad de tu empresa

A continuación, vamos a mostrarte todos esos riesgos a los que se enfrentan las empresas en la actualidad. Ahora, puedes mitigarlos fácilmente con un sistema de protección de archivos con cifrado. Te contamos cuáles son:

  1. Utilizar la red Wi-Fi de casa para desempeñar la actividad laboral. 
  2. Almacenar los archivos en cualquier carpeta, sin protección alguna. 
  3. Mala gestión de permisos y contraseñas.
  4. Uso de dispositivos externos en los equipos de la empresa.
  5. Descargar sin ningún control desde correos corporativos o personales.
  6. Subir archivos a la nube sin cifrar.
  7. Falta de copias de seguridad.
  8. Envío de correos electrónicos masivos a clientes.
  9. Falta de información sobre las incidencias con los equipos. 
  10. Desconocimiento de la normativa vigente (RGPD).

¿Qué podemos hacer para mitigar estos hábitos dentro de la empresa? ¿Te resultan familiares? El cifrado de archivos se ha convertido en la opción más rápida, sencilla, cómoda y segura para garantizar la digitalización de documentos sin poner en riesgo la información.