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Las ventajas de la trazabilidad en los despachos de abogados

Escrito por Nicola Fanelli el 09-ago-2018 9:04:00

¿Te has preguntado qué es la trazabilidad?, ¿cómo puede ser integrada en los despachos de abogados?, ¿qué ventajas obtienen gracias a su utilidad?, ¿con qué técnicas puede combinarse?

Siempre buscamos la seguridad. En cualquiera de las acciones que realicemos. La hemos interiorizado como un elemento indispensable que debe acompañarnos a lo largo de todo nuestro recorrido.

¿Qué es la trazabilidad?

Puede resultar ilógico decir que su definición depende del punto de vista desde el que se mire, pero, en realidad, algo de razón tiene. Te contamos por qué.

  • Desde el punto de vista tecnológico: es una medida técnica.
  • Desde el punto de vista legal: es un registro que certifica las acciones que se han emprendido sobre un documento y sirve si la empresa que lo provee es ‘tercero de confianza’.
  • Desde el punto de vista del control: permite a los despachos de abogados conocer quién, cómo y cuándo accede a nuestros documentos. Por ejemplo: te avisa cuando un procurador ha descargado de Lexnet la información que has subido para que sepas cuándo dar el seguimiento al caso.

En resumen, podemos definir la trazabilidad haciendo una fusión de todas estas perspectivas, de manera que hablamos de una medida técnica que ayuda a las empresas, en general, y a los despachos de abogados, en particular, a cumplir con el RGPD, por un lado, y a conocer quién, cómo y cuándo accede a nuestros documentos, por otro. Otorga el control y el poder de hacer un seguimiento de la información que compartimos, lo que resulta muy útil tanto para acciones comerciales como para confirmaciones de entrega.

La trazabilidad se ha convertido en una manera eficaz de garantizar la seguridad de la información en los despachos de abogados por su no repudio. Se trata de un servicio que proporciona pruebas de la integridad y el origen de los datos.

¿Cuáles son las ventajas de utilizarla en los despachos?

Defender y dirigir las partes involucradas en un proceso judicial o administrativo no es una tarea fácil. Es más, requiere un arduo trabajo, el control de la información y la interiorización de numerosas cualidades. El desarrollo de este servicio requiere la protección de datos, lo que otorga a sus profesionales una doble responsabilidad:

  1. Velar por la protección de datos personales aplicando las medidas de seguridad y los sistemas necesarios.
  2. La constante formación en la materia para cumplir con sus deberes como defensores del respeto a los derechos.

En base a estos dos puntos, los despachos de abogados pueden integrar sistemas que incluyan la trazabilidad por las ventajas que aporta de cara a su doble responsabilidad:

  • Conocimiento exhaustivo de quién, cómo, cuándo y dónde se acceden nuestros receptores a los documentos, así como el número de extracciones de estos.
  • Conocer el acceso de las personas anónimas, si no hay autenticación del receptor, así como las impresiones y el sistema operativo que se está utilizando.
  • Recibir avisos en vivo del intento de acciones no autorizadas que se tratan de realizar sobre los documentos.
  • Resulta útil para cuando deseas conocer el uso que les están dando los receptores a los documentos enviados.
  • Confirmar la entrega y el no repudio de la información mandada.
  • Controlar los accesos al documento por geografía (restricción por grupos de IP).
  • Resulta clave en la protección de datos, por lo que contribuye al cumplimiento del RGPD.

No obstante, es importante recordar que la trazabilidad no sirve solo para el IRM selectivo, sino también para el abierto. Lo que ocurre es que con este último es habitual que salgan también accesos anónimos. Algunos profesionales de la abogacía creen que gran parte de las   herramientas de protección de datos actuales les permiten delegar la responsabilidad de la custodia de la información en el receptor, pero es importante tener claro que esto no es así.

El seguimiento de la información es un arma poderosa

Por ello, la trazabilidad se ha convertido en un arma valiosa para aquellas compañías que manejan a diario información sensible. Los expertos en protección de datos lo saben, y por ello han incluido esta medida técnica en sus principales aplicaciones. La información cobra sentido cuando es comunicada, pues ¿qué sería de ella sin o estuviera conectada a otra?

Prevenir cualquier tipo de incidente de información es indispensable para el buen ejercicio de los despachos.

La trazabilidad: un escudo frente a los peligros. Contarte sus ventajas no es casualidad. Cambiar de idea no es una falta de coherencia. Es el primer paso para cambiar.

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