La pregunta que nos viene a la mente a la hora de comenzar a escribir este post es la siguiente: ¿cómo pueden los despachos de abogados cumplir con su obligación de ayudar al DPO? En AceroDocs hemos querido compartir contigo las respuestas más eficaces, partiendo de nuestra naturaleza de protección.

¡Cumple con tus funciones, brinda tu ayuda y alcanza el éxito!

El DPO a partir del 25 de mayo de 2018

A partir del 25 de mayo de 2018, comienza a aplicarse el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), una regulación por la que los despachos de abogados tendrán que regirse como el pan de cada día. Por el artículo 37 del mismo, están obligados a tener un Delegado de Protección de Datos (DPO), razón suficiente para compartir contigo de qué se trata.

¡Tranquilo! Cumplir con la normativa es más fácil de lo que parece. En primer lugar, debes contar con la figura del DPO, pues será el encargado de garantizar su cumplimiento para proteger los datos de la empresa. Sin embargo, no puede tratarse de cualquiera. Al contrario, debe ser una persona capacitada y con el conocimiento especializado de la legislación y la práctica en materia de protección de datos.

Una vez nombrado, el DPO se encargará de informar y asesorar a todos aquellos miembros de la entidad que se ocupen del tratamiento de datos, así como de supervisar el cumplimiento, ofrecer asesoramiento y cooperar con las distintas autoridades de control. Sin embargo ¿Tienes claro por qué en tu despacho de abogados no puedes prescindir de esta figura? Sencillamente, porque se trata de una organización que realiza el tratamiento de datos personales.

5 maneras de ayudar al DPO

Los despachos de abogados, como organizaciones con actividades de tratamiento de datos sensibles, de categorías especiales o relacionados con condenas o delitos penales, están obligados a contar con un DPO. La empresa puede ayudarle a cumplir con sus funciones. ¿Cómo? Te contamos 5 formas hacerlo:

  1. ¿Cómo facilitar los datos al Delegado de Protección de Datos con el fin de desarrollar un contacto estable y transparente?

Los despachos de abogados pueden acordar una comunicación que tienda al contacto permanente y organizado entre ambos. Para ello, es importante que cuenten con sistemas de protección de datos, como puede ser la aplicación de AceroDocs, capaz de cifrar la información que se intercambia y mantener el dominio sobre ella.

  1. ¿Cómo accedo a la información del despacho y de su relación con los datos de los clientes que se almacenan para facilitar su trabajo?

Los datos relacionados con clientes pueden incluirse en cualquiera de los tres niveles de seguridad que establece la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) dependiendo de su naturaleza. Aquellos que se incluyan en el nivel más alto tendrán que estar cifrados, por Ley. Por ello, la combinación de cifrado con el sistema IRM (Informacion Rights Management), proporcionado por AceroDocs, se ha convertido en una alternativa real y sencilla para el correcto acceso de la información de la empresa, en general, y para ayudar al DPO, en particular.

  1. ¿Cómo facilitar la estructura de personal y recursos para cumplir con sus funciones, y las de los medios económicos que garantizan su trabajo?

En este sentido, el DPO debe ser coherente con el grado de independencia que se le atribuye dentro del despacho de abogados, de manera que su desligue de la empresa no debe interferir en la comunicación y el contacto entre ambos. Los despachos de abogados deben esforzarse para mantener la comunicación fluida con el mismo.

  1. ¿Cómo estar informado y actualizado con los conocimientos a nivel experto que requiere su puesto?

Los despachos de abogados deben ofrecerle al DPO de la empresa una formación continua y actualizada sobre la materia que ocupa. Se trata de una tarea muy importante dentro de la organización, ya que el DPO tiene una gran responsabilidad tanto en el cumplimiento normativo como en la ética de su actuación profesional.

  1. ¿Cómo lograr la estabilidad laboral del DPO?

Para lograrlo, los despachos de abogados deben saber que no pueden sugerir o dar órdenes directas sobre el DPO que le impidan o condicionen en su trabajo. De la misma forma, estas no pueden ir, en ningún caso, en contra de la normativa europea.

AceroDocs: la aplicación que ayuda a cumplir con las funciones del DPO

Tras el establecimiento y la obligatoriedad de la figura del DPO, las empresas se han lanzado a la búsqueda de profesionales capaces de ayudarles. Es aquí donde entran en juego los sistemas de protección de datos, dada la naturaleza de sus funciones dentro de las empresas.

El DPO es el encargado de dar vida a seis verbos: informar, asesorar, supervisar, ofrecer, cooperar y actuar. Informar y asesorar al responsable de la empresa y a sus trabajadores de las obligaciones que deben cumplir; supervisar la aplicación de las políticas; ofrecer un asesoramiento acorde con la solicitud de la evaluación de impactos; y cooperar y actuar con la autoridad de control.

Gracias a la ciberseguridad de AceroDocs, el DPO puede realizar estas funciones con la certeza de que los datos estarán protegidos en todo momento. Se trata de un producto innovador capaz de encriptar archivos profesionales para uso privado y para compartir con terceros de una forma segura. Podríamos afirmar que se trata de una solución de encriptado con la funcionalidad adicional de crear documentos efímeros.

¿Cómo lo logra? Gracias a la sencillez de su sistema de cifrado y a la combinación con el IRM, permitiendo un control remoto y la protección de los documentos tanto en reposo, como en tránsito y destino. AceroDocs ha apostado por la tecnología, aportando el ingrediente del factor humano, lo que le convierte en un sistema fácil de utilizar.

El DPO y el despacho de abogados podrán enviar información sensible a uno o varios destinatarios que podrán visualizarla, pero no extraer el archivo original. De esta forma no hay que delegar la responsabilidad de la seguridad en el receptor de la información.

Sin duda, es una ventaja que AceroDocs suma a la protección de archivos. Llamémoslo ‘seguridad’ y ‘poder de decisión’.

¡No esperes y descárgala!