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Cómo pueden hacer las empresas un seguimiento de los documentos compartidos con los proveedores

Escrito por Nicola Fanelli el 20-mar-2019 7:55:00

El control de la información que compartimos con nuestros clientes y proveedores se ha convertido en un caldo de cultivo apetecible para la ciberdelincuencia.

Ni qué decir tiene cuando somos nosotros quienes abrimos paso a las fugas de información con la pérdida de un dispositivo móvil, un pendrive, o simplemente con el envío de datos a la persona equivocada. Sea donde sea, ante las brechas de seguridad de tu empresa eres tú el único responsable. No busques culpables. Sí, ya sabemos que los líderes del hackeo cometen un delito, pero eres tú quien les da la oportunidad de hacerlo cuando no proteges tu información corporativa debidamente.

¿Qué puedes hacer para evitarlo? Veamos…

Hacer un seguimiento de tus documentos importa más de lo que crees

Ofertas, pedidos avisos de expedición, albaranes y facturas corren a toda prisa entre proveedores y empresas. Lo hacen cada día delante de ti, forman parte de tus negocios y estos intercambios son la manera de asegurar el buen funcionamiento de la organización. Sin embargo, necesitan un añadido: la ciberseguridad.

Internet ha abierto un mundo de posibilidades a la sociedad, a las personas y a las empresas, de manera que no nos queda más remedio que bailar sobre su escenario. El intercambio de documentos ha dejado de realizarse plenamente en papel, cara a cara, para dejar paso a la instantaneidad y la rapidez del mundo online. Por eso, la mayoría de las empresas intercambian ofertas, albaranes y facturas con otros profesionales a través del correo electrónico.

Hacer un seguimiento de esta información otorga a las empresas el poder de saber si se han visto los documentos, si se ha accedido a ellos, cómo, cuándo y de qué forma lo han hecho. Gracias a este tipo de ventajas, los negocios B2B logran convertir sus tareas en un éxito, mantener la información siempre bajo su domino y cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Por eso, hacer un seguimiento de los documentos cobra tanta importante, porque evitamos el acceso de terceras personas y logramos tener el control completo sobre quién, cómo cuándo y cómo se accede a nuestros datos compartidos.

¿Tienes alguna duda? En AceroDocs estamos dispuestos a ayudarte.

Cómo hacer un seguimiento de los documentos compartidos

¿Te estás preguntando cómo puedes saber qué, quién, cuándo y cómo se accede a tus documentos? Todo lo que te hemos venido contando a lo largo de este post tiene mucho que ver con la protección de datos de los negocios B2B. La relación entre proveedores y clientes no es cualquier cosa, sino la base de aquellas empresas que necesitan suministros para su funcionamiento. Ahora, queremos contarte cómo puedes hacer este seguimiento:

  • Trazabilidad. Esta es la técnica estrella para conocer el estado exacto de la información que has compartido con tus clientes o proveedores. Viene integrada en el IRM de AceroDocs y es perfecta para confirmaciones de entrega o envío de ofertas comerciales.

La trazabilidad entra en funcionamiento cuando trabajamos con el IRM selectivo y abierto de AceroDocs. En cualquiera de sus modalidades, esta aplicación te da la posibilidad de saber quién, cuándo, cómo y dónde ha habido interacciones con tu archivo por parte de terceros.

En definitiva, esta herramienta permite conocer al detalle la manera en que acceden nuestros receptores a la información compartida con ellos, tener el control sobre las personas anónimas que han intentado acceder, el intento de acciones no autorizadas, y la confirmación de entrega y el no repudio de la información.

¿Puedo perder el control de la información con la trazabilidad?

La respuesta es NO. No es posible perder el control sobre tus documentos si estás utilizando la tecnología IRM y la trazabilidad de AceroDocs. Y no lo es porque solo tú tendrás el poder de decidir quién, cómo, cuándo y durante cuánto tiempo se puede acceder a tus documentos y, sobre todo, proteger la información sensible de tu compañía en tiempo real.

Las empresas están apostando cada vez más fuerte por la ciberseguridad, y dentro de esta lo hacen con la adopción de la tecnología IRM. La gestión de permisos no puede pasar desapercibida en tu negocio. ¿Sabes dónde se encuentra la clave? En los derechos de acceso que solo tú puedes otorgar a cada archivo. ¿Imaginas poner una fecha de caducidad a su acceso?

Con la tecnología de AceroDocs es posible.

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